Reuniões eficientes melhoram seu negócio

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Reuniões pouco produtivas atrasam mais nosso dia

Poucas coisas atrasam mais o ritmo do nosso dia de trabalho do que reuniões pouco produtivas. Tempo é algo precioso hoje em dia, e não pode ser desperdiçado, especialmente quando é preciso dedicação e foco total na execução das tarefas.

Para ajuda-lo a tornar esses encontros com colaboradores, diretores, fornecedores etc. o mais eficientes possível, separamos aqui algumas dicas importantes. Com elas, será possível utilizar esses momentos para agilizar a execução de processos e acelerar a tomada de decisões sobre os assuntos do seu interesse..

 

Tenha sempre um bom motivo e agende a reunião com antecedência

Marcar uma reunião apenas porque você não reúne as pessoas há algum tempo não faz nenhum sentido. Se as dúvidas podem ser resolvidas em um bate-papo de um para um, ou mesmo com um e-mail, evite reuniões e guarde-as para circunstâncias realmente importantes.

Além disso, assim que tiver decidido quais são os objetivos do encontro, e os assuntos a serem revistos e discutidos, agende a reunião oferecendo aos convidados tempo o suficiente para que reflitam sobre o assunto e preparem melhor as suas contribuições.

 

Escolha bem os participantes

Convidar as pessoas erradas para uma reunião certamente não ajudará você a resolver qualquer problema, pelo contrário: apenas irá atrasar a rotina de todos os envolvidos. Pense sempre com você: "a equipe toda precisa mesmo estar nessa sala?".

Por outro lado, caso você saiba exatamente quem precisa estar lá, e uma dessas pessoas não puder comparecer, aja com bom senso e repense se o encontro ainda é válido, ou se será pouco proveitoso em função das ausências.

 

Compartilhe conteúdos com antecedência

Você pode tornar as reuniões mais produtivas e garantir resultados se fornecer o máximo de materiais antes da reunião acontecer. Mapas, gráficos, leituras de referência: qualquer elemento que introduza o assunto e possa instigar a opinião dos envolvidos pode ser positivo.

Aliar o compartilhamento desses documentos de apoio à recomendação da marcação com  do encontro com alguma antecedência dará a todos a chance de se prepararem melhor, tornando mais efetivas as contribuições de todos.

 

Saiba quando começar e terminar

Cabe ao responsável pela reunião a incumbência de se certificar quando ela deve começar e terminar.

Reuniões próximas do horário de almoço, por exemplo, podem ser uma faca de dois gumes. O prazo apertado para a refeição pode acelerar a tomada de decisões, mas, por outro lado, caso a reunião demore demais, a fome pode se tornar um empecilho para atingir as metas traçadas.

 

Tire o melhor de cada pessoa

Se você se deu ao trabalho de pensar bem sobre os temas da reunião, e escolheu somente as pessoas certas para participar, agora cabe a você dar um jeito de tirar o máximo possível da presença de cada uma delas.

Para facilitar isso, crie um método e controle o tempo do encontro de forma a permitir que todos os membros à mesa tenham alguns minutos para expor suas ideias e propostas sobre o assunto debatido.

 

Apresente os resultados

Reuniões sempre terão resultados mais efetivos se todos souberem que aquele tempo investido ali realmente é importante e traz algum retorno pertinente. Por isso, ao agendar um novo encontro, lembre-se de apresentar os resultados obtidos a partir de iniciativas ligadas às decisões tomadas na últia reunião.

 

Com isso, os participantes vão se sentir valorizados e saberão que não estão perdendo seu tempo, pelo contrário: são ouvidos e, graças ao seu esforço, tiveram algum reconhecimento.

E você? Já teve alguma situação incomum envolvendo reuniões? Tem alguma experiência positiva ou negativa para compartilhar? Então deixe o seu comentário logo abaixo!

 

 

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Acreditamos que o RH pode contribuir estrategicamente para melhorar os resultados da empresa. Mas, para isso acontecer, é preciso eliminar a burocracia (automatizando a gestão da informação) e aumentar os esforços para garantir o encaixe perfeito entre os objetivos da empresa e as pessoas que devem executar o negócio. É aí que se encontra o papel estratégico do RH: identificar e desenvolver talentos, avaliando performance e construindo equipes competitivas e motivadas.

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