6 passos para gerenciar equipes virtuais

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6 passos para gerenciar equipes virtuais

É cada vez mais necessário que as empresas utilizem novas tecnologias para o gerenciamento de informações e de pessoas. Um bom exemplo é a adoção das chamadas equipes virtuais para agilizar e aproximar membros de times fisicamente distantes.

A exemplo do gerenciamento de equipes presenciais, a formação de equipes virtuais traz uma serie de desafios. O maior deles talvez seja criar vínculos de confiança entre todos os membros e estimular o trabalho conjunto mesmo à distância. Frases como: "não tenho disciplina para trabalhar sozinho", "comunicar-se pela internet é muito impessoal" e "decisões importantes devem ser tomadas frente a frente" ainda são comuns para pessoas que sentem dificuldades em se adequar ao ambiente virtual. No entanto, o mercado, cada vez mais competitivo e moderno, exige flexibilidade e capacidade de adaptação às novas demandas. As equipes virtuais são uma excelente forma de colocar as pessoas em contato, economizando tempo e dinheiro, além de criar um ambiente informal e flexível.

Neste artigo, daremos seis dicas fundamentais sobre como gerenciar uma equipe virtual e garantir  que suas reuniões on-line tragam os melhores resultados para a sua empresa.

 

1. Conheça bem a sua equipe

É muito importante conhecer a fundo quem trabalha com você para poder gerenciar melhor suas possibilidades e competências. Procure saber se têm filhos, se estudam, quais são suas habilidades etc.

A partir dessas informações, fica mais fácil traçar um cronograma que se encaixe da melhor maneira possível na rotina de todos, delegar tarefas específicas de acordo com o perfil de cada membro e estabelecer um laço de confiança entre equipe e gestor.

 

2. Organize encontros regulares

É muito importante que as reuniões on-line sejam regulares. Isso faz com que os membros da equipe entendam que, apesar da flexibilidade do trabalho, haverá um momento que eles deverão se dedicar às reuniões e serão cobrados a apresentar resultados.

Quando necessário, marque encontros com cada um dos membros da equipe separadamente. Se for possível, agende algumas dessas reuniões para que elas sejam presenciais, caso não seja possível, videoconferências podem ser uma boa opção.

 

3. Estimule conversas informais

É preciso buscar maneiras para compensar o fato de que os membros de uma equipe virtual não terão a possibilidade de estabelecer, de forma orgânica, uma relação de a troca de ideias como ocorre no ambiente de trabalho presencial.

Além disso, formalidade demais deixa os membros da equipe inseguros e acaba distanciando o gestor do restante dos colaboradores. Procure dar um tom amigável às palavras nos e-mails e nas videoconferências, isso ajuda a criar vínculos e encoraja os membros a compartilhar suas ideias e serem mais participativos. Para completar, equipes mais próximas tendem a se tornar mais colaborativas, o que traz resultados muito melhores para as empresas.

 

4. Estabeleça objetivos

Mesmo de forma remota é possível otimizar uma rotina de trabalho. Para isso, é muito importante estabelecer objetivos, tanto para cada um dos membros individualmente, quanto para toda a equipe. Procure definir datas para que as tarefas sejam apresentadas e estimule o contato entre os membros da equipe sem a intermediação do gestor.

Dê autonomia aos seus colaboradores, mas exija que os objetivos sejam cumpridos. Para isso, é muito importante definir algumas regras básicas como, por exemplo, não faltar às reuniões, ou cumprir rigorosamente os prazo e metas. Objetivos que podem ser alcançados a curto prazo são sempre mais praticáveis, pois com o tempo corrido fica mais difícil procrastinar. Distribua o trabalho igualmente entre os membros da equipe e esteja sempre aberto a responder possíveis dúvidas ou ajudar no que for necessário.

 

5. Observe as questões práticas

Fusos horários, diferenças culturais, linguísticas ou de comportamento devem ser respeitadas. Observe as peculiaridades da sua equipe e organize-se para adequar o trabalho a essas questões — o uso de ferramentas tecnológicas contribui muito para isso. Esteja sempre em contato com seus colaboradores e respeite as diferenças de cada um, mas lembre-os de que são uma equipe e a principal missão de toda equipe é trabalhar por um objetivo comum.

 

6. Comunique-se!

Uma boa comunicação é, sem dúvida, a melhor ferramenta para esse tipo de empreitada! seja muito claro ao entrar em contato com os membros da sua equipe deixe sempre as coisas muito bem estabelecidas. Informe-os sobre os resultados dos trabalhos, sobre o crescimento da empresa ou sobre problemas e mudanças que podem vir a ocorrer. Não seja ambíguo ou deixe margem para dúvidas. Caso elas ocorram, esteja disponível para respondê-las e ajudar no que for necessário.

 

Administrar equipes é sempre um desafio, sejam elas presenciais ou virtuais. Siga nossas dicas e não deixe de nos contar a sua experiência. Compartilhe conosco suas dúvidas e sugestões!

 

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